FUNBIO abre oportunidade para Assistente Administrativo – Brasília – DF

Perfil do candidato:

• Graduação superior completa em área compatível com a função (preferencialmente em uma das seguintes áreas: Administração, Secretariado, Comunicação, e/ou áreas afins a controles administrativos;
• Sólida experiência profissional na administração de atividades de escritório com eventual atendimento à alta administração.
• Conhecimentos de informática: domínio do Office, especialmente Microsoft Excel. Facilidade de aprendizado de outros sistemas de gestão financeira e ERPs (RM TOTVS).
• Habilidade de pesquisa, análise e organização de informação, assim como de criação de apresentações em Word, Excel e PowerPoint;
• Excelente comunicação escrita (redação empresarial) e oral em português (forma e estilo).
• Polidez e habilidade para o trato com diferentes stakeholders internos e externos;
• Atenção, minucia, planejamento e segurança para organização de agenda e documentos.
• Experiência em organização de eventos de suporte à gestão, como reuniões e participações externas;
• Outras competências: orientação para resultados, gestão do tempo, compromisso com o desenvolvimento e qualidade das entregas, cooperação; comunicação interpessoal; bom senso; iniciativa e administração de conflitos.
• Proatividade e disponibilidade para desenvolver atividades variadas necessárias à área administrativa, tais como faturamento, elaboração de documentos, acompanhamento e monitoramento de recursos dos contratos administrativos, entre outros;
• Noções de inglês;
• Ter ou estabelecer residência em Brasília/DF
• Dedicação exclusiva, 8hs por dia, 40 horas semanais, presenciais.
• Ser orientado para resultados, ter capacidade de planejamento, ser organizado, ter habilidade de realizar tarefas simultâneas com prazos justos;

Principais atividades:

• Conhecer as atividades do FUNBIO, dos projetos, dos funcionários para dar suporte e apoio administrativo às atividades realizadas no escritório na cidade de Brasília-DF;
• Responsável pela organização, segurança e controle de acesso diário ao escritório (abertura e fechamento).
• Responsável por programar limpeza e manutenção do escritório.
• Organizar, atualizar e fornecer informações sobre a agenda de compromissos e eventos no escritório, de acordo com as orientações recebidas;
Fundo Brasileiro para a Biodiversidade
• Controlar a entrada e saída de equipamentos e mobiliários e emitir os documentos necessários em sistema próprio, conforme procedimentos vigentes;
• Solicitar compra de insumos, materiais de uso e consumo, serviços de limpeza, manutenção e segurança, assim como de equipamentos e móveis de pequeno porte, após aprovação do superior;
• Manutenção de contratos de prestadores de serviço e de concessionarias da área administrativa do FUNBIO, sob orientação da Coordenação Administrativa;
• Conferir prestações de conta, as faturas de postagens, cartório e outros serviços do escritório de Brasília, fazendo o faturamento no sistema de pagamentos.
• Apoiar a administração no Rio de janeiro em controle de contratos, orçamento, solicitações e outras rotinas administrativas.
• Encaminhar notas fiscais, boletos e outros documentos para o escritório do Rio de Janeiro, de forma ordenada e utilizando-se das ferramentas e sistemas do FUNBIO.
• Atender, orientar e encaminhar os stakeholders e colaboradores que buscam o escritório do FUNBIO em Brasília (atendimento presencial, telefonemas, e-mails ou correspondências);
• Interagir com a Administradora, com o Condomínio e com a Portaria para fornecer informações em nome do FUNBIO, realizar solicitações, autorizar e controlar o fluxo de acesso de pessoas as dependências do escritório;
• Garantir que representantes credenciados do FUNBIO estejam a par de eventos e reuniões do condomínio que impliquem nos valores e condições de uso do prédio, eventualmente representar o FUNBIO nestas reuniões.
• Organizar eventos e reuniões – presenciais locais ou por tele/videoconferência, incluindo recepção e logística, serviços de coffee break e almoços, segundo orientações recebidas;
• Gerenciar o estoque de material oferecido aos funcionários e prestadores de serviços, cuidando das demandas, entregas e reposição do estoque;
• Desenvolver, receber, enviar, controlar, organizar e guardar documentos físicos e digitais do escritório de Brasília.

Interessados(as) deverão preencher o formulário online no endereço https://forms.office.com/r/kxAiebnsW4 até o dia 03/11/2024.

veja o TERMO DE REFERÊNCIA